Stand 08/2024
§ 1 Begriffsbestimmungen und Geltung der Bedingungen
Die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen dem Aussteller/Sponsor (im Folgenden „Leistungsnehmer“) bei/von Seminarveranstaltungen, Lehrgängen, Kongressen, Fachausstellungen, Infotagen, Messen (im Folgenden „Veranstaltung“) und der WEITMEER Inh. Eva Ningel e.K. mit Sitz in Berlin (im Folgenden „Leistungsgeber“). Sie gelten somit auch für alle künftigen Geschäftsbeziehungen, auch wenn sie nicht nochmals ausdrücklich vereinbart werden sollten. Abweichungen von diesen Geschäftsbedingungen sind nur wirksam, wenn sie vom Leistungsgeber schriftlich bestätigt werden. Abweichende AGB des Leistungsnehmers haben keine Gültigkeit.
§ 2 Angebot, Anmeldung, Buchung, Bestätigung
(1) Der Leistungsnehmer erhält ein Leistungsangebot (Sponsoren-, Ausstellerpakete) zu einer Veranstaltung. Dieses Angebot ist freibleibend und unverbindlich. Die Anmeldung/Buchung zu einer Veranstaltung kann unter Bezugnahme auf das Leistungsangebot per E-Mail erfolgen. Der Leistungsgeber behält sich vor, Leistungsnehmer ohne Angabe von Gründen von der Teilnahme auszuschließen.
(2) Bei Anmeldung/Buchung eines Gemeinschaftsstandes muss der Leistungsnehmer einen bevollmächtigten Vertreter benennen. Eine namentliche Nennung aller Unter-Leistungsnehmer ist erforderlich.
§ 3 Leistung und Sponsoringgebühren
(1) Der Leistungsumfang und die Sponsoringgebühr ergeben sich aus dem Buchungsformular des Leistungsangebots oder einem individuell erstellten Angebot zur jeweiligen Veranstaltung. Die genannten Preise verstehen sich zzgl. der gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer.
(2) Der Umfang der Leistung ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung. Änderungen, wie z.B. den Wechsel in eine andere Veranstaltungsstätte, Änderungen des Veranstaltungsprogramms unter Wahrung des Gesamtcharakters der Veranstaltung, behält sich der Leistungsgeber vor. Sollte für das sponsernde Unternehmen eine Anmeldung der Veranstaltung bei EthicalMedTech notwendig sein, ist es dazu verpflichtet dies bei Buchung des Sponsorings, spätestens jedoch 80 Tage vor dem Veranstaltungstermin, dem Leistungsgeber schriftlich mitzuteilen.
(3) Der Standpreis schließt die Teilnahme von jeweils zwei Mitarbeiter*innen (Standbetreuer*innen) an der Veranstaltung (inkl. Verpflegung) ein. Weitere Mitarbeiter müssen dem Leistungsgeber namentlich gemeldet werden und – soweit nicht anders vereinbart – die reguläre Teilnamegebühr der Veranstaltung entrichten.
(4) Übernachtungs-, Anreise-, sonstige Kosten sind nicht in der Sponsoringgebühr enthalten, soweit nicht anders vereinbart.
§ 4 Veranstaltungsbegleitende Logos, Unterlagen sowie weitere Materialien
(1) Veranstaltungsbegleitende Logos/Unterlagen, die vom Leistungsgeber zur Verfügung gestellt werden, sind in der vereinbarten Sponsoring-/Teilnahmegebühr enthalten. Das Urheberrecht an den jeweiligen Logos, Unterlagen – gleich welcher Art, gebührt allein dem Leistungsgeber oder, sofern entsprechend ausgewiesen, dem jeweiligen Autor oder Verlag.
(2) Dem Leistungsnehmer ist es nicht gestattet, Logos, Unterlagen oder Datenträger ohne schriftliche Zustimmung des Leistungsgebers ganz oder auszugsweise zu reproduzieren, in datenverarbeitenden Medien aufzunehmen, in irgendeiner Form zu verbreiten und/oder Dritten zugänglich zu machen.
§ 5 Zahlungsbedingungen
Soweit im Angebot oder der Auftragsbestätigung nicht ausdrücklich anders geregelt, wird die Sponsoringgebühr 14 Tage nach Erhalt der Rechnung ohne Abzug zur Zahlung fällig. Die Rechnung wird unmittelbar nach Anmeldung/Buchung zusammen mit der Auftragsbestätigung erstellt. Der Leistungsnehmer hat die vertraglich vereinbarte Gebühr vollständig zu entrichten, auch wenn die Veranstaltung, gleich aus welchem Grunde, von ihm versäumt wird. Der Leistungsnehmer ist zur Aufrechnung nur berechtigt, wenn die Gegenforderung unbestritten oder rechtskräftig festgestellt worden ist.
§ 6 Rücktritt/Stornierung
(1) Ist dem Leistungsgeber die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt oder aus wichtigem Grund (z.B. wegen Erkrankung von Referent*innen oder aufgrund zu geringer Teilnehmerzahl) nicht möglich, werden die Leistungsnehmer umgehend informiert. Entrichtete Sponsoringgebühren werden in diesem Fall anteilig zurückerstattet. Weitere Ansprüche gegen den Leistungsgeber können nicht geltend gemacht werden.
(2) Ihre Anmeldung ist verbindlich. Eine Stornierung muss schriftlich erfolgen. Für eine Stornierung seitens des Leistungsnehmers erhebt der Leistungsgeber bis 8 Wochen vor Beginn der Veranstaltung eine einmalige Bearbeitungsgebühr in Höhe von 20% der vereinbarten Sponsoringgebühr (zzgl. geseztlicher MwSt.).
(3) Sofern die Zahlung der gebuchten Leistung durch den Leistungsnehmer nicht spätestens bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn vollständig erfolgt ist, ist der Leistungsgeber berechtigt, vom betreffenden Vertrag zurückzutreten und ggf. einen Stand- und/oder Werbeplatz anderweitig zu vergeben. In diesem Fall behält sich der Leistungsgeber das Recht vor, dem Leistungsnehmer bereits bis zu diesem Zeitpunkt erbrachte Leistungen gesondert zu berechnen.
§ 7 Standzuteilung
(1) Die Vergabe von Standplätzen erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldung bzw. richtet sich nach der Gesamthöhe des Sponsoringpaketes. Ein Anspruch auf eine bestimmte Platzierung besteht nicht. Standwünsche werden nach Möglichkeit berücksichtigt.
(2) Ein Austausch des zugeteilten Standes mit einem anderen Aussteller sowie eine teilweise oder vollständige Überlassung des Standes an Dritte sind ohne entsprechende Vereinbarung nicht gestattet.
(3) Der Leistungsgeber kann zu bis zum Beginn der Veranstaltung die Lage des Ausstellungsstandes des Leistungsnehmers oder anderer Leistungsnehmer ändern.
§ 8 Standbau und -technik
Für Standbau und -technik ist der jeweilige Sponsor/Aussteller selbst verantwortlich. Die Auf- und Abbauzeiten werden vom Leistungsgeber herausgegeben, sobald diese feststehen.
§ 9 Standbetrieb und Werbung
(1) Der Leistungsgeber kann den Auf- bzw. Abbau und den Betrieb des Standes ggf. durch ergänzende ‚Aussteller-Unterlagen“ regeln. Hierauf wird ggf. in der Buchungsbestätigung/Auftragsbestätigung gesondert verwiesen. Diese Aussteller-Unterlagen sind für den Leistungsnehmer verbindlich.
(2) Die Hausordnung/Richtlinien der Veranstaltungsstätte sind für den Leistungsnehmer verbindlich.
(3) Werbung aller Art ist dem Leistungsnehmer nur innerhalb des von ihm gemieteten Standes für sein Unternehmen erlaubt, bzw. bei Gemeinschaftsständen entsprechend auch für die angemeldeten Unter-Leistungsnehmer.
(4) Lautsprecherwerbung sowie Showeinlagen bedürfen der schriftlichen Vereinbarung mit dem Leistungsgeber. Ton- und Videovorführungen sind dem Leistungsgeber vorab (spätestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn) anzuzeigen. Diese werden nur gestattet, sofern benachbarte Stände nicht gestört werden. Der Leistungsgeber behält sich vor, diese zu untersagen, falls andere Aussteller belästigt werden oder die Inhalte nicht im Sinne des Veranstalters sind.
(5) Kostenlose gastronomische Angebote des Leistungsnehmers erfordern die Zustimmung des Leistungsgebers und müssen bis spätestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn angefragt werden. Der Verkauf von Speisen und Getränken ist grundsätzlich untersagt.
(6) Der Leistungsgeber kann verlangen, dass Ausstellungsgüter entfernt werden, die sich als belästigend oder gefährlich erweisen oder mit dem Veranstaltungsziel nicht vereinbar sind.
(7) Die Auf- und Abbauzeiten sind einzuhalten. Ausnahmen bedürfen der ausdrücklichen schriftlichen Genehmigung des Leistungsgebers. Der Leistungsgeber behält sich vor, bei Zuwiderhandlung eine Vertragsstrafe von 20 Prozent der Sponsoringgebühr einzufordern.
(8) Tiere sind innerhalb der Veranstaltung nicht erlaubt. Eine Ausnahme hiervon bilden Blindenhunde.
§ 10 Bild- und Tonaufnahmen
(1) Der Leistungsgeber und seine Erfüllungsgehilfen sind berechtigt, Bild- und Tonaufnahmen vom Ausstellungsgeschehen, von den Ausstellungsbauten und -ständen sowie den Ausstellungsobjekten anfertigen zu lassen und für Werbung oder Presseveröffentlichungen zu verwenden, ohne dass der Aussteller Einwendungen dagegen erheben kann. Dies gilt auch für Aufnahmen, die von akkreditierten Pressevertretern für journalistische Zwecke vorgenommen werden.
(2) Bild-/Tonaufnahmen sind nur für private Zwecke erlaubt, ansonsten bedürfen sie der Genehmigung des Leistungsgebers.
§ 11 Versicherung und Haftung
(1) Die Versicherung der Ausstellungsgüter und anderer Gegenstände gegen alle Risiken des Transports und während der Veranstaltung, insbesondere gegen Beschädigung, Diebstahl, etc. ist Angelegenheit des Leistungsnehmers. Der Leistungsnehmer haftet für alle Schäden, die durch seine Beteiligung gegenüber Dritten verursacht werden, einschließlich der Schäden, die an Gebäuden der Veranstaltungsstätte und deren Einrichtung entstehen.
(2) Ansprüche des Leistungsnehmers auf Schadensersatz gegenüber dem Leistungsgeber sind ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen sind Schadensersatzansprüche der Leistungsnehmer aufgrund der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten sowie die Haftung für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Leistungsgebers, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung zur Erreichung des Ziels des Vertrags notwendig ist.
(3) Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet der Leistungsgeber nur auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, wenn dieser einfach fahrlässig verursacht wurde, es sei denn, es handelt sich um Schadensersatzansprüche des Leistungsnehmers aus einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
(4) Die Einschränkungen der Abs. 2 und 3 gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Leistungsnehmers, wenn Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden.
§ 12 Gerichtsstand und Schlussbestimmungen
Soweit der Leistungsnehmer Vollkaufmann im Sinne des HGB oder juristische Person des öffentlichen Rechts ist, wird Berlin als ausschließlicher Gerichtsstand für alle sich aus dem Vertragsverhältnis ergebenden Streitigkeiten vereinbart. Sollte eine Bestimmung in diesen Geschäftsbedingungen oder im Vertrag unwirksam sein oder werden, so wird hiervon die Wirksamkeit aller sonstigen Bestimmungen oder Vereinbarungen nicht berührt.